Этапы в воронке - как ящики с апельсинами. В первый ящик мы кладем собранные. Если какой-то апельсин из этого ящика мы помыли, то было бы логично не класть его обратно, а положить в другой ящик с мытыми апельсинами. Таким образом, условием перехода из ящика в ящик или с этапа на этап в воронке должен быть какой-то факт. Чтобы апельсин попал в третий ящик, с ним что-то снова должно произойти, например, мы должны его почистить, а потом порезать и так далее.

Давайте дадим ящикам названия. Поскольку нашей целью является перевод апельсинов из ящика в ящик, то и названия должны отражать процесс, а не статус.
В формулировке должна содержаться цель процесса, а всё название целиком должно отвечать на вопрос: "Что конкретно я сейчас делаю по отношению к апельсинам в этом ящике?"
Например, мою или чищу.

Воронка может быть ретроспективной или проспективной. Ретроспективная используется для анализа того, что было; проспективная - того, что будет.
Для управления отделом продаж используется проспективная. Она позволяет вовремя понять, что сделок на определенном этапе не хватает, и предпринять необходимые усилия.

Что такое фактологическая воронка? Это когда условием перехода с этапа на этап является проверяемый факт. В управлении отделом продаж, т.е. управлении людьми, конечно нужно опираться на факты, причем проверяемые.
Что мы контролируем, то и получаем.

1. Условием перехода с этапа на этап должен быть проверяемый факт.
2. Переход осуществляется вне зависимости от планов менеджера на сделку, просто по факту выполнения условия перехода на следующий этап.
3. Воронка не должна быть слишком короткой - не меньше четырех этапов. Иначе она будет слишком грубой.
4. Так же не должна быть слишком длинной - не больше семи этапов. Иначе она превратится в чек-лист и перестанет быть инструментом контроля за алгоритмом продаж.
5. Факт присутствия сделки на определенном этапе означает, что условия предыдущих этапов выполнены. Это позволит избежать дублирования этапов.
6. Воронка обратного хода не имеет. Если клиенту для выполнения условия второго этапа нужно снова выполнить условие первого этапа, то мы не переводим сделку назад по воронке. Вместо этого менеджер предпринимает любые действия для выполнения условия текущего этапа.

7. Название этапа должно быть в родительном падеже, содержать в своей формулировке цель этапа и отвечать на вопрос: "Что я, как менеджер, сейчас делаю по отношению к этой сделке?".
8. Этап является процессом, а не статусом. Работа менеджера по продажам сводится к осуществлению процесса в соответствии с этапом и переводу сделки на следующий этап.
9. Срок присутствия сделки в воронке не ограничен.
10. У менеджеров должна быть возможность в любой момент отказаться от сделки, переведя ее в архив (этап "Отказались").
11. Если сделка находится в воронке, то должен быть контроль плотности работы по этой сделке. Менеджер либо достаточно плотно работает по сделке, либо отправляет ее в архив.

В продажах пример проспективной фактологической воронки может выглядеть следующим образом:

Первый этап:
"Договариваюсь о встрече"
(условие перехода - факт проведения встречи);
Второй этап:
"Согласовываю ТЗ"
(условие перехода - факт согласования ТЗ);
Третий этап:
"Подписываю договор"
(условие перехода - факт подписания договора);
Четвертый этап:
"Получаю оплату"
(условие перехода - факт получения оплаты);
Пятый этап:
"Передаю в работу"
(условие перехода - факт того, что производство приняло заказ в работу).